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インターンシップ受入れ(北大教職員向け)

海外インターンシップ生（特別聴講学生）受入支援について

北海道大学大学院工学研究院 工学系教育研究センターでは、事業のひとつとして、海外からのインターンシップ生の受入れの支援をします。ここでは主に経済的支援およびその他入出国等にかかる諸手続き支援について、下記のとおりお知らせいたします。

【CEED奨学金】

以下の４つの条件をすべて満たした学生に限ります。

 

    1. 受入学生の所属大学が、下記いずれかの場合
    2. 受入期間を９０日以内としてください。
      • 予期せぬ不法滞在を避けるため、最大８５日程度とすることが望ましいです。
        ９０日を超える期間の場合は、CEED奨学金を受給できません。
    3. JASSOが指定する成績評価基準を満たしている者に限ります。
      • 当該学生の所属大学での前２学期の成績がJASSOが指定する成績評価係数2.3以上です。
        該当するか否かはCEEDでチェックいたしますので、遠慮なくお問い合わせください。
    4. 年度をまたぐ受入期間とすることはできません。
      • （例）３～５月など。

    ※CEED奨学金を受給できない学生に対し、先生の研究室経費から当該学生にお金を支給することについては妨げません（任意です）。CEEDでお手続きできないため、先生の研究室でお手続きをお願いします。

    【教員の所属と諸手続き担当部署について】

    • 工学研究院所属の教員が受入教員となる場合であって、工学部及び工学院として受入れる際は、奨学金の支給手続き及び願書の作成、VISA発給、宿舎の入居申請等すべてCEEDで支援します。なお、総合化学院として受入れる際は、奨学金の支給手続きについてのみCEEDで支援することとし、それ以外の諸手続きについては総合化学院事務室教務担当にお問い合わせください。
    • 情報科学研究院所属の教員が受入教員となる場合であって、工学部として受入れる際は、奨学金の支給手続き及び願書の作成、VISA発給、宿舎の入居申請等すべてCEEDで支援します。なお、情報科学院として受入れる際は、奨学金の支給手続きについてのみCEEDで支援することとし、それ以外の諸手続きについては情報科学研究院事務課教務担当にお問い合わせください。

    諸手続きの方法

    ステップ1

    受入交渉対応、期間の確定

    ①インターンシップを希望する学生は、自分の専攻にあった先生および研究室を自ら探し、直接先生に受入を交渉します。このとき、下記A～Dの書類を添付するようCEEDから指示しています。

    1. 履歴書
    2. 論文要旨
    3. 成績証明書
    4. パスポートのコピー

    ②メールを受信し、検討の結果、先生がインターンシップ受入を可とする場合、受入期間を当該学生と相談の上決定してください。

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    ステップ2

    CEEDへ転送、奨学金の受給資格の有無確認

    ③先生は下記書類をCEED（ ceed-ind◆eng.hokudai.ac.jp　※◆を@に変えてください。 ）へご転送ください。CEEDで奨学金受給資格の有無や、代議員会等の日程・VISAの発給手続等を考慮の上、希望の期間で受入が可能かどうか確認し、折返しご連絡します。

    1. 履歴書
    2. 論文要旨
    3. 成績証明書
    4. パスポートのコピー

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    ステップ3

    受入手続き開始

    問題なければ、CEEDから先生および当該学生へ書類の作成を依頼します。

    ④CEEDから先生へ下記書類２点をご依頼します。

    ⑤並行してCEEDから学生へ下記書類の作成を依頼します。

    • 受入願書
    • 履歴書
    • 同意書
    • 在籍証明書または学生証

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    ステップ4

    代議員会で審議・了承される
    ⑥CEEDから指導教員およびインターンシップ学生へ受入許可書および奨学金支援証明書を送付します。

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    ステップ5

    VISA手続き
    ⑦CEEDで学生に各種書類作成を指示し、VISA発給手続きを支援します。
    （原則、先生にご依頼することはありません）

    【短期滞在VISA】

      1. 原則、手続あり…書類をCEEDが作成します。
        • 招聘理由書
        • 受入許可書の写し
        • 申請人名簿
        • 滞在予定表
      2. 例外、手続なし…中国、ロシア、CIS諸国、フィリピン、ベトナム等の一部の国以外は、９０日以内の短期滞在はVISAを免除しているため、手続不要となります。

    【文化活動VISA】
    研究期間が９０日を超える期間の学生は、文化活動VISAの発給が必要であり、CoE(文化活動)用書類をCEEDが作成します。

        • 申請用書類
        • 受入許可書の写し
        • 銀行残高証明書
        • 成績証明書
        • パスポートの写し

    ↓
    CEED事務職員が入国管理局へ申請代行
    ↓
    CEED事務職員が入国管理局へCoE受取
    ↓
    CEED事務職員がVISA関連書類原本を海外の現地学生へ送付
    ↓
    学生は自国で上記書類を日本大使館、領事館等に持参し、自らVISA取得

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    ステップ6

    生活サポート
    ⑧宿舎入居手続

    • CEEDが宿舎入居手続きを行います。
    • 令和５年４月から、１ヶ月目の入居時に現金５万円の保証金を支払うことが必須となりました。
      退去後は、修繕等に充てられ残金を海外送金する形になります。海外送金の手数料は国により
      異なりますが、約１万円前後かかるようです。ご了承ください。

    ⑨研究室内での学生のサポート業務補助手配

    • CEEDから先生へ、インターンシップ学生をサポートいただける学生を選出していただきます。
      時給1,000円で最大6時間分の謝金を支給します。謝金支払の諸手続きはCEEDで行います。
      詳細はこちらをご確認ください。

    ⑩宿舎（BeGoodJapan）への入居時の１週間前連絡

    • CEEDで行います。

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    ステップ7

    入国
    ⑪CEEDがインターンシップ学生およびサポート学生のメールアドレスなど連絡先を情報交換しますので、宿舎までお連れするようお願いします。

    ※宿舎の入居は夜９時半までです。これを過ぎると、入居できずホテル等で１泊することになります。CEEDでは、入居に間に合うようなフライト時刻で渡日するよう指示しており、入居時刻に間に合わなかった場合は自費でホテル等で１泊しなければならない旨を伝えています。
    不測の事態に備え、営業日で（土日祝はCEED職員不在のため対応不可）十分に余裕のあるフライト時刻でお願いしております。

    ⑫CEEDから学生へ研修前アンケートを依頼（奨学金受給者のみ）

    ⑬CEEDが主催するオリエンテーション開催

    • 安全教育等、来日して間もなく実施します。先生におかれましては、日時等をご連絡しますので、可能な限り当該学生のご予定を入れずに、オリエンテーションの参加を促してください。
    • CEEDから身分証を交付し、奨学金の受取方法を説明します。

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    ステップ8

    （対象者のみ）経済支援
    ⑭CEEDが経理担当と調整の上、インターンシップ学生およびサポート学生に連絡し、毎月１回CEED奨学金（現金）を受取りに直接経理担当へ行くよう、指示します。
    ※先生から、CEEDの指示があるまでは経理担当へ行かないよう当該学生にご指導願います。

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    ステップ9

    研究室での研究・滞在
    ⑮滞在期間中は、CEEDで学生の履修登録を行います。
    学部レベル・・・学科共通科目インターンシップⅠまたはⅡ
    大学院レベル・・工学院共通科目インターンシップ第一または第二

    ⑯先生におかれましては、当該学生について、事前に打ち合わせていた研修内容での研究活動をご指導ください。
    ※学部授業、大学院授業の履修登録はできません。

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    ステップ10

    修了日２週間前
    ⑰（CEED奨学金受給者のみ）CEEDから学生へ研修後アンケートを依頼し、回収します。
    ⑱CEEDから先生へ成績評価報告書（学部レベル特別聴講学生・大学院レベル特別聴講学生）作成を依頼しますので、ご提出ください。
    ⑲CEEDから先生へ修了証（Sampleはこちら）を送付しますので、先生から当該学生へ手交願います。

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    ステップ11

    修了、帰国
    ※原則、帰国日は変更できません。

    申込先、問合先

    北海道大学大学院工学研究院
    工学系教育研究センター　産学連携教育プログラム担当
    Tel. : 011-706-7163 (ex.7163)
    E-mail : ceed-ind◆eng.hokudai.ac.jp (◆はアットマークに置き換えてください。)